Datenschutzerklärung für PAN-Viewer

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Sebastian Neumeier
Leinenbrunnen 12
71083 Herrenberg
Deutschland

E-Mail: [email protected]
USt-IdNr.: DE342698664

2. Geltungsbereich und Rollen (Verantwortlicher / Auftragsverarbeiter)

Diese Erklärung gilt für die Nutzung der PAN-Viewer-Webanwendung, insbesondere für:

• Registrierung und Verwaltung von Nutzerkonten
• Verarbeitung von Videodaten zu Projektzwecken (PAN-Viewer)
• Erstellung und Nutzung von Projekten (z. B. Dokumentation, Marketing)
• optionale KI-Funktionen des KI-Druck-Assistenten (Bildgenerierung, Bildbearbeitung, Bildverbesserung und Vektorisierung)
• Abonnements, Abrechnung und Support

Soweit Sie PAN-Viewer zur Verarbeitung von Bild- und Videodaten anderer Personen einsetzen (z. B. Mitarbeiter, Kunden, Besucher, Bewohner), sind Sie bzw. Ihr Unternehmen in der Regel Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Ich verarbeite diese Daten dann als Auftragsverarbeiter auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO.

Soweit Daten über Ihr eigenes Nutzerkonto, Ihre Abonnements oder Ihre Nutzung der Webseite verarbeitet werden, bin ich selbst Verantwortlicher.

3. Kategorien von Daten

Je nach Nutzung werden insbesondere folgende Kategorien verarbeitet:

• Stammdaten: Name, Vorname, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Rechnungsadresse, USt-ID (falls angegeben).
• Kontodaten: Login-Daten (E-Mail, Passwort-Hash), Einstellungen (Sprache, Zeitzone), Rollen (z. B. Hauptkonto, Subuser).
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: gewählter Tarif, Zusatzpakete, Rechnungen, Zahlungsstatus.
• Technische Nutzungsdaten: Zeitstempel, Browsertyp, Betriebssystem, Logfiles, interne IDs. (IP-Adressen werden – soweit technisch erforderlich – im Rahmen von Server-/Sicherheitslogs verarbeitet.)
• Projekt- und Inhaltsdaten (PAN-Viewer): hochgeladene Videodateien (temporär), daraus erzeugte Einzelbilder/Frames, Overlays/Zeichnungen, Hotspots, Masken/Blur-Informationen, Metadaten, interne Projektkennungen, PAN-Nummern (PL-Codes).
• KI-Eingabe- und Ausgabedaten (KI-Druck-Assistent): hochgeladene Referenzbilder, Logos und sonstige Bilddateien, eingegebene Bearbeitungsvorgaben/Prompts, technische Ausgabeparameter sowie daraus erstellte Bild- und SVG-Ausgaben. Bilddateien können selbst dann personenbezogene Daten enthalten, wenn z. B. Personen, Kennzeichen, Adressen oder andere identifizierende Merkmale sichtbar sind. Soweit technisch erforderlich, werden außerdem pseudonyme interne Kennungen zur Missbrauchsvermeidung verarbeitet.
• Supportdaten: Inhalte von Support-Anfragen (z. B. E-Mails), interne Notizen zum Vorgang.

4. Spezielle Verarbeitung: Video-Upload & PAN-Viewer (Frames)

PAN-Viewer arbeitet projektbezogen. Für einen PAN-Viewer laden Sie in der Regel ein Video oder mehrere Medien hoch, aus denen der Dienst Einzelbilder erzeugt und über einen Viewer zugänglich macht.

• Video-Upload (temporär): Das ursprüngliche Video wird für die technische Verarbeitung (Zerlegung in Frames) vorgehalten und danach gelöscht.
• Frames/Bilder (Projektinhalt): Aus dem Video generierte Einzelbilder werden als Projektinhalt gespeichert. Diese können Personen, Kfz-Kennzeichen und sonstige identifizierbare Objekte enthalten – abhängig von Ihren Aufnahmen.
• Privacy-Scan (optional): Auf Wunsch kann ein Scan zur Erkennung/Unkenntlichmachung (z. B. Blur) von Personen/Kennzeichen ausgeführt werden. Die Entscheidung, ob und wie der Scan eingesetzt wird, liegt bei Ihnen.
• Freigabe-Modelle: Viewer können (a) nur intern / B2B geteilt werden (z. B. Account-zu-Account oder via Code), oder (b) öffentlich freigegeben werden (vergleichbar mit „Link öffentlich teilen“). Für öffentliche Freigaben sind Sie verpflichtet, gesetzliche Vorgaben (insbesondere DSGVO, KUG, Kennzeichenschutz) einzuhalten und erforderliche Blur-Funktionen anzuwenden.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie eine geeignete Rechtsgrundlage (z. B. berechtigtes Interesse, Einwilligung) für alle von Ihnen hochgeladenen Inhalte und deren Nutzung haben.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Bereitstellung der PAN-Viewer-Plattform (Registrierung, Login, Projekte verwalten, Upload, Viewer)
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer, stabiler Betrieb).
• Optionale KI-gestützte Druckvorbereitung (Bildgenerierung, Bildbearbeitung, Bildverbesserung und Vektorisierung)
  Die Verarbeitung wird ausschließlich ausgelöst, wenn Sie die jeweilige Funktion aktiv starten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung der konkret angeforderten Funktion) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Missbrauchsvermeidung und technische Sicherheit. Soweit Sie Inhalte anderer Personen verarbeiten, benötigen Sie hierfür eine eigene Rechtsgrundlage und ggf. eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit PAN-Viewer.
• Abwicklung von Abonnements und Zahlungen (Tarife, Rechnungen, Zahlungsstatus)
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).
• Technische Sicherheit & Missbrauchsvermeidung (Logfiles, Zugriffskontrolle, Fehleranalyse, Rate-Limits)
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit und Stabilität).
• Kommunikation & Support
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) bzw. lit. f DSGVO (Kundenservice).
• Marketing-Kommunikation (z. B. Produkt-Updates per E-Mail, falls aktiviert)
  Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

6a. KI-Druck-Assistent und externe KI-/Bilddienste

Die Funktionen des KI-Druck-Assistenten werden nicht im Hintergrund ausgeführt. Erst wenn Sie eine einzelne Generierung, Bildverbesserung oder Vektorisierung starten, werden die dafür erforderlichen Eingabeinhalte serverseitig an den jeweils eingesetzten Dienst übermittelt. Zugangsdaten zu PAN-Viewer, Zahlungsdaten und API-Schlüssel werden dabei nicht übermittelt.

• OpenAI API (Bildgenerierung und Bildbearbeitung): Übermittelt werden das ausgewählte Referenzbild, Ihre Anweisung, die erforderlichen Ausgabeparameter und eine pseudonyme technische Kennung. PAN-Viewer verwendet hierfür die serverseitige OpenAI-API, nicht den Consumer-Dienst ChatGPT. Nach den OpenAI-API-Datenschutzhinweisen werden API-Inhalte standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet; Missbrauchsprotokolle können jedoch standardmäßig bis zu 30 Tage gespeichert werden, soweit keine gesonderten Datenkontrollen vereinbart wurden.
• Topaz Labs API (KI-Bildverbesserung/Upscaling): Übermittelt werden die ausgewählte Bilddatei sowie technische Zielparameter wie Ausgabemaße und Dateiformat. Topaz beschreibt in seiner Datenschutzerklärung, dass Ein- und Ausgabemedien der API vorübergehend gespeichert und nach einem begrenzten Zeitraum automatisch gelöscht werden können; Restkopien in Sicherungs- oder Archivsystemen können für einen begrenzten Zeitraum bestehen bleiben.
• Vectorizer.AI von Cedar Lake Ventures, Inc. (SVG-Vektorisierung): Übermittelt werden die ausgewählte Bilddatei und notwendige Vektorisierungsparameter. Die aktuelle Integration fordert für diese API keine Speicherfrist an (retention_days=0). Die Verarbeitung weiterer technischer Daten durch den Dienst richtet sich nach dessen eigener Datenschutzerklärung.

Bitte laden Sie nur Inhalte hoch, zu deren Übermittlung und Verarbeitung Sie berechtigt sind. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sowie nicht erforderliche Personen-, Kennzeichen- oder Kontaktdaten dürfen nicht in KI-Funktionen eingegeben werden. Bei Kundenprojekten mit personenbezogenen Bildinhalten ist vor der Nutzung insbesondere die erforderliche vertragliche Einbindung und Drittlandtransfergrundlage des jeweiligen Dienstes zu prüfen.

6. Speicherorte & Zugriff (Hosting/Storage)

PAN-Viewer nutzt für Datenbank und Storage eine Supabase-Instanz in einer EU-Region. Die Anwendung selbst wird über eine Hosting-Infrastruktur betrieben (z. B. Railway) und über ein CDN/Reverse-Proxy (z. B. Cloudflare) ausgeliefert.

• Datenbank: enthält u. a. Nutzer-/Vertragsdaten sowie Metadaten zu Projekten und Storage-Objekten.
• Storage (Buckets): enthält Projektinhalte (Frames/Bilder, Overlays/Zeichnungen, Thumbnails). Videos werden nach der Verarbeitung gelöscht.
• Zugriff auf Frames: Projektbilder werden nicht über dauerhaft öffentliche URLs bereitgestellt, sondern über zeitlich begrenzte Signed URLs. Diese werden serverseitig erzeugt und laufen nach kurzer Zeit ab. Das reduziert das Risiko, dass Inhalte unbegrenzt „weitergeleakt“ werden.

7. Speicherdauer

• Account- und Vertragsdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach Vertragsende werden sie gelöscht, sobald keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insb. Handels-/Steuerrecht, i. d. R. bis zu 10 Jahre) mehr bestehen.
• Video-Uploads werden nur für die Dauer der technischen Verarbeitung vorgehalten und anschließend gelöscht.
• Projekt- und Viewer-Daten (Frames, Overlays/Zeichnungen, Hotspots, Masken/Blur, Metadaten) werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das zugehörige Projekt bzw. Ihr Kundenkonto aktiv ist und der Zweck fortbesteht. Projekte können jederzeit durch Sie gelöscht werden.
• KI-Eingaben und KI-Ausgaben werden nur für die von Ihnen ausgelöste Erstellung und Bereitstellung verarbeitet. Für die Speicherdauer bei den externen Diensten gilt ergänzend: OpenAI kann API-Inhalte standardmäßig bis zu 30 Tage in Missbrauchsprotokollen vorhalten; Topaz kann API-Medien vorübergehend sowie begrenzte Sicherungskopien speichern. Für Vectorizer.AI wird in der aktuellen Integration keine Speicherfrist angefordert. Es gelten jeweils die aktuellen Vereinbarungen und Datenschutzhinweise des Dienstleisters.
• Log- und Systemdaten werden zur Sicherstellung von Betrieb und Sicherheit typischerweise für einige Tage bis wenige Monate gespeichert und danach gelöscht oder anonymisiert.
• Marketing-Daten (Newsletter) werden bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung gespeichert.

Maßgeblich ist der Grundsatz aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO: Daten werden nicht länger als für die Zwecke erforderlich gespeichert.

Hinweis: Datenbank-Backups können nach dem Stand der Technik für einen begrenzten Zeitraum fortbestehen, bis sie turnusmäßig überschrieben werden. Storage-Objekte sind typischerweise nicht Bestandteil von Datenbank-Backups.

8. Empfänger und Drittanbieter

Zur Bereitstellung von PAN-Viewer werden sorgfältig ausgewählte Dienstleister eingesetzt, mit denen – soweit erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen sind:

• Hosting/Datenbank/Storage: Supabase (Cloud-Infrastruktur) für Betrieb und Speicherung.
• Hosting der Anwendung: Railway (Betrieb der Web-App/Server/Worker).
• CDN/Reverse-Proxy: Cloudflare (Performance, DDoS- und Transportabsicherung).
• Zahlungsdienstleister: Stripe (Abonnements, Zahlungen, Rechnungen).
• E-Mail-Provider: STRATO oder vergleichbarer Anbieter (System-E-Mails wie Registrierung/Reset).
• OpenAI API: optionale Bildgenerierung und Bildbearbeitung im KI-Druck-Assistenten. Übermittelt werden nur die für den jeweiligen Auftrag erforderlichen Eingabedaten und technischen Parameter.
• Topaz Labs API: optionale KI-Bildverbesserung und Vergrößerung. Übermittelt werden die ausgewählte Bilddatei und die angeforderten Ausgabeparameter.
• Vectorizer.AI / Cedar Lake Ventures, Inc.: optionale Umwandlung hochgeladener Bilddateien in SVG-Pfade.

Eine Übermittlung in Drittländer (außerhalb EU/EWR) erfolgt nur, wenn dies rechtlich zulässig ist und geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) bestehen oder eine andere gesetzliche Grundlage vorliegt. Bei der optionalen Nutzung von KI-Diensten kann eine Verarbeitung insbesondere in den USA stattfinden. Für OpenAI ist eine Datenverarbeitungsvereinbarung für API-Dienste verfügbar. Für Topaz Labs und Vectorizer.AI sind die konkret erforderlichen vertraglichen Garantien vor der Übermittlung personenbezogener Projektinhalte zu prüfen und zu dokumentieren.

9. Cookies und Tracking

PAN-Viewer setzt derzeit nur technisch notwendige Cookies ein, um Anmeldung, Session-Verwaltung und Sicherheit zu gewährleisten. Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies von Drittanbietern eingesetzt, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

• Session-Cookies (Login-Status)
• Sicherheits-Cookies (z. B. CSRF-Schutz)
• Konfigurations-/Einstellungs-Cookies (z. B. Sprache)

10. Sicherheitsmaßnahmen

Zum Schutz Ihrer Daten werden u. a. folgende Maßnahmen eingesetzt (Stand der Technik):

• Transportverschlüsselung (TLS/HTTPS)
• Zugriffskontrollen und rollenbasierte Berechtigungen (Auth/RLS, Service-Role nur serverseitig)
• Private Storage-Buckets und Zugriff über Signed URLs
• Serverseitige Anbindung externer KI-Dienste; API-Schlüssel werden nicht an den Browser ausgeliefert
• Protokollierung zur Missbrauchserkennung (in angemessenem Umfang)
• Regelmäßige Sicherheitsupdates der Infrastruktur/Services

Sicherheitsmaßnahmen werden kontinuierlich überprüft und verbessert.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO), insbesondere bei Verarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Zusätzlich haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

12. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter Daten (z. B. E-Mail-Adresse, Passwort, Rechnungsangaben) ist für die Nutzung von PAN-Viewer vertraglich erforderlich. Ohne diese Daten kann kein Benutzerkonto eingerichtet bzw. kein Abonnement abgewickelt werden.

Das Hochladen und Verarbeiten von Projektinhalten (Videos, Bilder) liegt in Ihrer Entscheidung. Wenn Sie diese Daten nicht bereitstellen, können die entsprechenden Funktionen nicht genutzt werden.

13. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. (Das bedeutet: keine Bewertung/Scoring von Personen zu Marketing- oder ähnlichen Zwecken.)

14. Firmenkunden-Anfragen, Prool-Druckdatenservice und freiwillige Funnel-Analyse

Für Vermittlungsanfragen verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Postleitzahl, Projektbeschreibung, gegebenenfalls Ihren Namen oder Firmennamen sowie optional beigefügte Bilder, Entwürfe oder einen WeTransfer-Freigabelink. Die Anfrage wird an [email protected] gesendet und von uns persönlich bearbeitet. Für den Prool-Druckdatenservice verarbeiten wir zusätzlich Ihren Namen oder Firmennamen, Ihre Telefonnummer für Rückfragen und die persönliche Abstimmung, den gewünschten Lieferzeitpunkt und die hochgeladenen Entwürfe beziehungsweise den bereitgestellten WeTransfer-Link. In beiden Formularen sind höchstens fünf Dateien mit jeweils maximal 10 MB und insgesamt maximal 10 MB pro Anfrage möglich. Die Anfragen und Originaldateien werden mit einer Anfrage-ID verschlüsselt in einem nicht öffentlichen Bereich unserer bestehenden Supabase-Infrastruktur gespeichert. Originaldateien können eingebettete Metadaten enthalten; bitte entfernen Sie nicht benötigte personenbezogene Angaben vor dem Upload. Die Originaldateien werden zusätzlich als Anhänge an unser Support-Postfach gesendet; bei Bilddateien wird eine verkleinerte Vorschau in die E-Mail eingebettet. Es entsteht kein öffentlicher Downloadlink. Die Dateien sind außerdem über die geschützte Auftragsverwaltung zugänglich. Externe WeTransfer-Dateien werden nicht automatisch abgerufen; den übermittelten Freigabelink prüfen wir persönlich. Die Nutzung von WeTransfer ist freiwillig und erfolgt unter den Bedingungen und Datenschutzhinweisen dieses Anbieters. Die Bearbeitung dient Ihrer Anfrage und der Vorbereitung beziehungsweise Durchführung des Auftrags. Die Weitergabe an einen manuell ausgewählten Fachbetrieb erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine solche Anfrage ist nicht mit einer Newsletter-Anmeldung verbunden.

Die interne Anfragebearbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); bei Ansprechpartnern eines Unternehmens stützen wir sie auf das berechtigte Interesse an der Bearbeitung der geschäftlichen Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anfragen, Zahlungsaufforderungen und Auftragsnachrichten werden über unseren bestehenden E-Mail-Dienst versendet. Nach persönlicher Annahme eines Druckdatenauftrags erhält der Kunde einen geschützten Zahlungslink. Die Zahlungsabwicklung und Rechnungserstellung erfolgen über Stripe; dabei werden insbesondere E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, Auftragskennung und Betrag verarbeitet. Angaben zu Stripe finden Sie auch im Abschnitt zu Zahlungsdiensten dieser Erklärung. Prool liefert die aufbereiteten Daten persönlich per E-Mail. Der ausgewählte Werbetechnikbetrieb verarbeitet die Anfrage zur Kontaktaufnahme und Angebotserstellung in eigener Verantwortung. Eine automatische Weitergabe an mehrere Betriebe findet nicht statt. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter [email protected] widerrufen werden.

Die Erforderlichkeit der Aufbewahrung wird standardmäßig nach 180 Tagen geprüft. Nicht mehr benötigte Anfragen und Entwürfe werden gelöscht; für laufende Vorgänge und gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungsunterlagen gelten gegebenenfalls längere Fristen. Übermittlungen, Einwilligungen und manuelle Auftragsänderungen werden nachvollziehbar protokolliert. Zur Missbrauchsbegrenzung verwenden wir einen serverseitig geschützten Hash der IP-Adresse, keine Klartext-IP im Vermittlungsdatensatz.

Auf der Firmenkunden-Landingpage wird eine zusätzliche, eigene Funnel-Analyse nur nach Ihrer freiwilligen Zustimmung aktiviert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Erfasst werden pseudonyme Besuche, Klicks, Editorstarts und angelegte beziehungsweise bezahlt bestätigte Druckaufträge sowie verfügbare Kampagnenkürzel und ausgewählte Herkunfts-Domains. Formulardaten, Entwürfe und vollständige Verweis-URLs werden nicht an die Analyse übergeben. Die geschützte Kennung im Cookie „pv_wrap_analytics“ ist maximal 24 Stunden gültig. Die Aufbewahrung der Analyseereignisse wird nach 90 Tagen geprüft; ältere Daten können im Tracker gelöscht werden. Sie können die Analyse unten auf der Firmenkunden-Landingpage jederzeit deaktivieren. Die Nutzung ist auch ohne diese Zustimmung möglich.

15. Druckplanung über eine MCP-Verbindung

Wenn Sie die öffentliche PAN-Viewer-Druckplanung über einen verbundenen Assistenten aufrufen, erhält unser Server die dafür übergebenen technischen Angaben: Druckmaße, Quellpixel, Auflösung, Aufteilung, Überlappung und die Auswahl zusätzlicher Vektordateien. Daraus berechnet er einen Ausgabeplan. Diese Schnittstelle nimmt keine Bilder, Namen, E-Mail-Adressen oder Zahlungsdaten entgegen und greift nicht auf Ihr PAN-Viewer-Konto zu. Es werden keine Druckdateien erzeugt und keine Aufträge oder Zahlungen ausgelöst. Die Berechnungsparameter werden durch die Schnittstelle nicht dauerhaft gespeichert.

Zur Begrenzung automatisierter Anfragen wird ein Hash der technischen Verbindungsadresse mit einem Zähler kurzzeitig im Arbeitsspeicher gehalten. Das Zählfenster beträgt eine Minute; abgelaufene Einträge werden bei weiteren Anfragen entfernt. Für technische Server- und Sicherheitslogs gelten die übrigen Hinweise dieser Erklärung. Welche Daten der verbundene Assistent verarbeitet, richtet sich zusätzlich nach den Bedingungen und Datenschutzhinweisen seines Anbieters. Bitte übergeben Sie keine personenbezogenen Daten als technische Druckparameter.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann bei Änderungen an PAN-Viewer, neuen Funktionen oder geänderten rechtlichen Anforderungen angepasst werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar.